5 filtros do Gmail para levar você ao Inbox Zero
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5 filtros do Gmail para levar você ao Inbox Zero

A esquiva caixa de entrada zero. É o momento em que você tem todas as suas "entradas" tratadas de alguma forma e a lousa está livre para você se concentrar no que é realmente importante. Algumas pessoas pensam que é simplesmente fazer com que toda a sua caixa de entrada de e-mail fique sem e-mails Se for esse o caso, eu poderia fazer isso facilmente selecionando todos os e-mails e descartando-os.

Esse não é necessariamente o ponto.

Caixa de entrada zero é um estado em que temos nossos decks limpar, ter as coisas certas nos lugares certos e podemos começar a trabalhar no que é importante. Mas, podemos usar alguns hacks para nos levar a esse estado um pouco mais fácil todos os dias.

Use os 5 filtros do Gmail para ajudar a limpar sua caixa de entrada, atingir a Caixa de entrada zero e libere tempo e espaço para fazer o que realmente importa.

  1. O filtro “você me envia muitos e-mails e será ignorado”. Este é um dos meus filtros favoritos que já usei e, de longe, o que obtém o a maioria usa. Basicamente, se você recebe muitos e-mails de alguém e não deseja vê-los na caixa de entrada todos os dias, adicione o remetente ao campo “De:” do filtro.

    Uso de instruções OR para combinar endereços de e-mail

    Arquivamento e rotulando e-mail

    Dependendo do quanto você realmente não deseja ver os e-mails dessa pessoa, você pode jogar o e-mail na lixeira imediatamente (basicamente transformando esse filtro em uma lista negra) ou ser um pouco mais humano e dar ao e-mail um Etiqueta “Review” para revisão posterior.

    À medida que mais e mais pessoas enviam mais e mais e-mails que você não quer ver, você pode simplesmente adicioná-los ao campo “De:” no filtro precedido por um operador OR.

  2. O filtro de revisão do boletim informativo Algumas pessoas gostam de receber um monte de boletins informativos; realmente, eles todos não são tão ruins. Uma coisa que não suporto é mergulhar em alguns e-mails não processados ​​e ver um boletim informativo que parece interessante. 30 minutos depois de ter lido e provavelmente clicado para assistir a algum vídeo ou comentário em outro lugar, me pergunto para onde o tempo foi.

    Não precisa ser assim. Uma maneira de limpar um monte desses e-mails é pesquisar o conteúdo do e-mail por “cancele a assinatura aqui OU cancele a assinatura”. Uma vez que é “ilegal” que indivíduos e empresas enviem e-mails nos quais você se inscreveu sem um link de cancelamento, é provável que você receba a maioria, senão todos esses e-mails do boletim informativo dessa forma. Depois de encontrar esses e-mails, marque Pular a caixa de entrada (Arquivar) e escolher o rótulo que deseja dar (vou com algo como Ler / Revisar). Agora você pode revisar esses boletins informativos quando quiser.

    Pesquise por unsubscribe aqui OU unsubscribe

  3. **A revisão social Na mesma linha do último filtro, se você receber muitas notificações por e-mail para redes sociais e ainda quiser recebê-las e analisá-las, você pode configurar um filtro com uma pesquisa por assunto de todas as redes sociais em que está envolvido com. Por exemplo, você poderia dizer “Facebook OU Twitter OU LinkedIn OU google + OU”, essa é a ideia.

    Você pode então Arquivar estes e dar-lhes um rótulo. Às vezes, um filtro como este pode ser excessivo, como se você estivesse esperando um e-mail com o assunto “O Facebook quer comprar sua empresa por um bilhão de dólares”. Mas, contanto que você revise este rótulo a cada dois dias, você não perderá nada importante.

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  4. **Seja notificado rapidamente Todos esses filtros são ótimos, mas e se você estiver esperando por um e-mail específico de alguém e não quiser verificar sua caixa de entrada a cada 30 segundos? Bem, então você pode configurar o que eu gosto de chamar de "o pobre homem está AwayFind". Para isso, você só precisa de um telefone celular.

    Defina um filtro com o campo Para: do endereço de e-mail do qual você está esperando uma mensagem. Em seguida, defina a pesquisa para um endereço diferente. Em vez de encaminhar para outro endereço de e-mail, você configurará um endereço de encaminhamento para seu número de telefone. Siga este formato de endereço para sua operadora.

    Adicione um endereço de encaminhamento

    Encaminhe o e-mail importante para o seu telefone

    Sou da Verizon, então meu endereço foi encaminhado para 1234567890@vtext.com (não foi possível obter o endereço MMS trabalhos). O Gmail enviará a você um código de confirmação, confirmará o endereço de e-mail e boom: agora você recebe notificações de texto de qualquer remetente que considere importante.

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  5. **Prepare-se para manter os projetos vivos Uma das melhores coisas que aprendi com GTD é manter uma lista de “espera”. Ele me permite controlar tudo o que tenho fora de mim pendente para ser feito.

    Tenho um marcador @Waiting no Gmail que uso o tempo todo. Tudo o que eu preciso acompanhar recebe esse rótulo. Eu movo muitos e-mails para cá manualmente, mas você pode configurar um filtro que pode aplicar esse marcador automaticamente quando você envia um e-mail.

    Crie um e-mail com De: preenchido como seu endereço de e-mail e o conteúdo do e-mail pesquisando algo como “_wf_” (sem as aspas). Em seguida, atribua a esta mensagem um rótulo @Waiting. Quando você envia um e-mail para alguém que deseja rastreá-lo como algo que você está esperando, após sua assinatura simplesmente digite “_wf_”. Depois de enviar, ele será capturado por sua etiqueta @Waiting para acompanhamento posterior.

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Chegar ao Inbox Zero não é tão difícil quanto você pensa. Use esses filtros do Gmail para configurar seu sistema para que você possa se concentrar mais em trabalhos importantes em vez de verificar sua caixa de entrada.

(Crédito da foto: Mailslot via Shutterstock)

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